На жаль, ця проблема турбує багатьох з нас зараз. Начебто з’явилося багато вільного часу і можна зайнятися всіма раніше запланованими справами, але щось іде не так. У цьому матеріалі ми розбираємо причини прокрастинації і ділимося деякими методиками з її подолання, пише ikharkovchanin.com.
Як ми відкладаємо і на що ми відкладаємо, залежить від кожної людини особисто:
Студент буде зволікати в навчанні, чекаючи до останньої хвилини, щоб підготуватися до іспиту або написати курсову роботу. Співробітник якої-небудь компанії відкладає завдання, пов’язані з роботою, тому що це складно і вимагає великих зусиль. А спортсмен може відкладати діагностику травми, тому що він або вона не хоче пропустити важливу гру. У всіх нас є особисті причини відкладати. І легко потрапити в пастку, думаючи, що це не має великого значення.
Розрулити будь-яку потенційну надзвичайну ситуацію
Факт: Зволікання – це не просто незручна звичка, яка може негативно вплинути на ваш успіх на роботі або в навчанні. Замість цього це може мати катастрофічні наслідки для здоров’я вас або вашого оточення. У всіх нас є такі моменти, які вимагають від нас негайно відмовитися від того, що ми робимо, і подбати про несподівані пріорітети. Це може бути смерть в родині, хвора дитина чи прорив опалення посеред зими. Ці сценарії не можуть чекати до наступного вільного проміжку часу. Замість цього вам часто потрібно скасувати все у вашому календарі і негайно подбати про ці проблеми.
З іншого боку, є сценарії, які починаються як дрібниці, але можуть перетворитися в катастрофічні події для вас або вашої родини. Це можуть бути такі проблеми, як хвороба, отримання листа від уряду через надзвичайну ситуацію, телефонний дзвінок від вчителя вашої дитини або повідомлення від одного в депресії посеред ночі.
Спочатку жоден з цих сценаріїв не може здатися надзвичайним. Таким чином, легко дозволити їм прослизнути крізь тріщини, особливо якщо ви зайнята людина. Вони не приходять з попереджуючим знаком, як інші надзвичайні ситуації в житті. Але якщо ви той, хто вже відкладає на потім, ви ризикуєте дозволити цим проблемам перетворитися в сніжний ком, в просто катастрофічну подію. Ігнорування потенційних надзвичайних ситуацій може призвести до смерті, розлучення, самогубства, фінансового краху і до інших жахливих ситуацій. Незалежно від того, наскільки ви зайняті, завжди важливо негайно вирішити будь-яку ситуацію, яка може вимагати екстреного втручання.
Це можна зробити, поставивши собі кілька питань:
- Який найгірший сценарій, якщо я проігнорую цю проблему?
- Як цей потенційно надзвичайний стан негативно вплине на моїх друзів і сім’ю?
- Які є не настільки важливі завдання або зобов’язання, які я можу відкласти, щоб впоратися з цією потенційною надзвичайною ситуацією?
- Які прості дії я можу зробити сьогодні, щоб вирішити цю проблему?
- Якщо це не небезпечне для життя питання, і у мене немає часу зайнятися цим сьогодні, то коли я зможу з ним якомога швидше впоратися?
- У книзі «П’ять головних шкодувань про вмираючих» Броні Уейр поділилася своїм досвідом медсестри паліативної допомоги, яка працювала з людьми в останні кілька тижнів свого життя. Її пацієнти часто говорили про речі, які вони хотіли зробити по-іншому. Єдиний жаль, яке кидається в очі – це шкодування, що вони не працювали так старанно протягом свого життя.
Вважається, що це важливий урок, тому що легко поринути в щоденну рутину і ігнорувати проблеми, які не здаються важливими, але можуть перетворитися на справжні надзвичайні ситуації, якщо їх ігнорувати. Звичайно, у вас може не бути «часу», щоб подбати про несподіване. Але це також питання пріоритетів.
Ніяка робота, завдання, зустріч або подія не варті того, що могло б засмутити вас, або погіршити життя або життя ваших близьких. Кожен й раз, коли щось таке виникає, припиніть робити те, що ви робите, і подбайте про це прямо зараз.
Проведіть потрібну відверту розмову з вашим партнером, запишіться на прийом до лікаря, якщо щось не в порядку, передзвоніть своєму другові, який виглядав пригнічено, відкрийте це страшний лист від уряду і негайно відреагуйте на нього. Звичайно, жоден з цих сценаріїв не може бути зручним, але можна бути впевненим, що негайне реагування на такі ситуації зможе запобігти більш серйозним проблемам в майбутньому.
Ще вам може допомогти щоденний огляд своїх прийдешніх справ і того як ви з цим впораєтесь, це займе не багато часу, приблизно від 5 до 10 хвилин. Ідея тут полягає в тому, щоб витратити кілька хвилин на вивчення пріоритетів дня і визначення завдань, які нададуть найбільший вплив на ваші найближчі цілі. Під час оглядової сесії ви повинні задати собі наступні ключові питання:
- Які зустрічі і події вимагають, щоб я був десь в конкретний момент часу?
- Чи є які-небудь екстрені меседжі або дзвінки, на які потрібно негайно відповісти?
- Які конкретні завдання, які ставляться до визначеного відрізках часу, які я запланував на день, я можу виконати?
- Чи є зустріч або захід, який може зайняти більше часу, ніж очікувалося? Як це змінить мій розклад, якщо воно перетне час іншого завдання?
- Які завдання будуть мати найбільший вплив на мій довгостроковий успіх?
- Яке відношення має кожне завдання до моїх довгострокових цілей?
- Яку найважчу, найскладнішу задачу я боюся робити?
Цей короткий огляд важливий, тому що він забезпечує структуру і чіткий розпорядок на кожен день. Коли ви постійно нагадуєте собі, які завдання важливі, вам буде важко їх відкласти, тому що ви зрозумієте, що ваша бездіяльність негативно позначиться на ваших найближчих цілях.
Використовуйте матрицю Ейзенхауера для швидкого прийняття рішень
Якщо ви і ваш ритм робочого дня схожі на більшість людей, ваш час наповнений постійним потоком невеликих надзвичайних ситуацій, випадкових збоїв і несподіваних змін. Це може здатися приголомшуючим, якщо у вас немає структури, що дозволяє відокремити важливе від не настільки важливого. Ось чому рекомендується використовувати просту стратегію прийняття рішень під назвою «Матриця Ейзенхауера», названа так тому, що Дуайт Ейзенхауер до того, як стати 34-м президентом США, служив генералом в армії і верховним головнокомандувачем союзних сил під час Другої світової війни.
Під час служби в армії Ейзенхауер зустрічався з багатьма важкими рішеннями, що стосуються завдань, на яких йому доводилося концентруватися кожен день. Це змусило його винайти принцип, який допомагає нам сьогодні, віддаючи пріоритет нашим завданням терміновістю і важливістю. Якщо ця стратегія була досить хороша, щоб допомогти Ейзенхауеру керувати сотнями тисяч людей, то, ймовірно, вона досить хороша, щоб допомогти з вашою проблемою прокрастинації.
Матриця Ейзенхауера визначає пріоритетність ваших завдань по терміновості і важливості, що призводить до створення чотирьох секторів, кожен з яких потребує окремого підходу та стратегії. На додаток до сортування завдань по терміновості і важливості, матриця також визначає завдання, які ви повинні або делегувати, або повністю видалити зі свого життя.
Ось короткий опис, який дає розуміння принципу роботи цієї системи:
Квадрат верхній ліворуч (Q1): терміново і важливо
Завдання Q1 – це завдання «зробити негайно», тому що вони в деякій мірі важливі для вашого життя або кар’єри і повинні бути виконані негайно. Це завдання, які необхідно виконати, щоб уникнути негативних наслідків. Важливо мати можливість керувати завданнями, які знаходяться в цьому квадраті, перш за все, тому ви хочете, щоб ці завдання були виконані якомога швидше.
Прикладом завдання Q1 у вашій кар’єрі може бути відповідь на чутливий до часу електронний лист від клієнта або завершення звіту, який повинен бути отриманий до кінця дня. Ця матриця також може бути використана у вашому особистому житті. Прикладами завдань Q1 у вашому особистому житті можуть бути плач дитини, невідкладна медична допомога або щось палаюче в духовці.
Квадрат справа вгорі (Q2): не важливо, але терміново
Завдання Q2 є завданнями з серії «вирішити, коли буде час», хоча вони можуть вчинити дивовижний вплив на ваше життя, вони не здаються критичними відразу, як завдання Q1, які необхідно виконати негайно. Простіше кажучи, завдання Q2 зазвичай відносяться до ваших довгострокових цілей. В ідеальному світі саме тут ви хочете інвестувати більшу частину свого часу. Але, на жаль, цю область найлегше ігнорувати, тому що ви занадто зосереджені на пріоритетах інших секторів.
Якими є деякі приклади цих завдань? Добре, фізичні вправи важливі для вашого здоров’я. Так що ви проводите час з сім’єю або працюєте над сертифікатом, який поліпшить вашу кар’єру. Зазвичай ніхто не підштовхує вас до виконання завдань з цього квадрата, тому легко дозволити цим завданням відійти на другий план.
Квадрат лівий знизу (Q3): Не терміново, але важливо
Завдання Q3 є завданнями виду «можна делегувати це», тому що, хоча вони здаються терміновими, їх часто можна автоматизувати або передати комусь, хто краще кваліфікований для їх вирішення. Це квадрат для тих завдань, які заднім числом виявилися не дуже важливими. Виконання завдань Q3 часто відбувається, коли хтось просить вас зробити щось, що не приносить вам прямої вигоди або не наближає вас до досягнення ваших цілей. Для завдань Q3 важливо навчитися і пам’ятати, як делегувати певні речі.
Коли ви думаєте, що щось терміново, коли це не так, це зазвичай викликається зовнішнім джерелом відволікання – наприклад, перевіркою вашої електронної пошти або телефону або відповіддю людям, як тільки вони намагаються зв’язатися з вами. Ви можете подумати, що це терміново в даний момент, тому ви зупиняєте то, що ви робите, щоб подбати про це, але, оглядаючись назад, виявляється що завдання було не таким важливим.
Якщо ви зайняті роботою над проектом і дзвонить телефон, вам не так важливо відповісти на нього. Таким чином, ви можете доручити це завдання комусь ще. Це може здатися терміновим, поки він дзвонить, але таке завдання зазвичай можуть виконувати інші люди.
Квадрат правий знизу (Q4): не має значення і не терміново
Завдання Q4 – це завдання «можна обійтися і без цього», тому що вони є діями, яких вам слід уникати у будь-яку ціну. Насправді, ми закликаємо вас цілеспрямовано відкладати ці речі.
Щоб почати роботу з матрицею Ейзенхауера, рекомендується проста вправа:
Витягніть аркуш паперу і розділіть його на чотири розділи, описаних раніше. Зробіть сім копій цих порожніх сіток, які представляють кожен день тижня. Кожен день записуйте завдання, які ви хотіли б виконати, поміщаючи їх у відповідний сектор. Всякий раз, коли з’являється щось нове, знайдіть хвилинку або дві, щоб подумати про характер завдання і помістити її в відповідний сектор. В кінці тижня, коли всі сітки заповнені, оцініть, наскільки ефективно ви провели свій час і чи потрібно реорганізувати свій робочий процес. Продовжуйте коригувати свій розклад, поки не витратите якомога більше часу на виконання завдань 1 і 2 кварталів. Не турбуйтеся, якщо спочатку ви виявите, що більшу частину свого часу ви проводите в «режимі реакції», коли ви в основному зосереджені на невідкладних заходах в 1 і 3 кварталі.
Це нормально, зациклюватися на речах, які мають певний термін виконання. Але якщо ви продовжите відстежувати свої завдання, використовуючи цю матрицю, запитуючи себе, чому ви виконуєте кожну дію, а потім переглядаючи свій графік, ви виявите, що не так складно кожен день структурувати завдання, які мають найбільший вплив на вашу довгострокову перспективу і успіх!
